项目管理

第一章 总则

第一条 为规范云南省扶贫基金会（以下简称基金会）的项目活动，提高管理能力，圆满实现项目实施的预期目标，根据《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国公益事业捐赠法》《基金会管理条例》等有关法律法规和《云南省扶贫基金会章程》，结合实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于基金会使用各类资金（包括但不限于自有资金、专项基金、非限定性捐赠资金及限定性捐赠资金）发起、资助、合作实施的各类公益慈善项目。项目活动领域主要围绕《中华人民共和国慈善法》第三条规定的慈善活动范围，并结合本基金会宗旨，重点包括：

（一）扶贫、济困（综合发展类）；

（二）扶老、救孤、恤病、助残、优抚（社会发展类）；

（三）促进教育、科学、文化、卫生、体育等事业的发展（文化教育、卫生健康类）；

（四）救助自然灾害、事故灾难和公共卫生事件等突发事件造成的损害（灾害管理类）；

（五）个人捐赠要求设立的专项基金（专项基金类）。

第三条 项目管理遵循以下基本原则：

（一）合法合规原则：严格遵守国家法律法规及监管要求。

（二）公益优先原则：确保项目服务于公共利益，效益最大化。

（三）公开透明原则：及时、完整、真实地进行项目信息披露。

（四）高效专业原则：优化流程，精准执行，注重绩效。

（五）风险可控原则：全过程识别、评估与管理项目风险。

（六）持续发展原则：注重项目效果的可持续性及战略协同。

第四条 项目资金是指由基金会拨付、用于资助开展公益项目的资金。

第五条 基金会接受国内社会组织、各级政府、民间团体、企业、事业单位和个人的捐赠与援助。

第六条 对来自各方的捐赠和援助，捐赠者有明确意愿和项目投向且捐赠款使用范围符合基金会章程规定的，在签订项目合作协议后按协议内容进行工作；未指定项目意愿的，主要帮助我省欠发达地区，特别是老、少、边、穷的山区用于社会、教育、卫生、文化事业等的发展和生产生活条件的改善，包括助学、困难人群资助、物资发放、举办各类培训、开展公益活动等，不论资金多少一律单独立项管理。

第二章 项目管理、执行机构及其职责

第七条 理事会是基金会最高决策机构，负责审议决定基金会重大业务活动计划，包括资金的募集、管理和使用计划，审议决定基金会年度慈善项目计划、超过百万元的慈善项目。

第八条 理事长为项目总负责人，项目管理中心是基金会项目管理、执行机构，理事长办公会议统筹规划项目整体运作，安排专职人员负责项目管理，行使管理职责。基金会财务人员根据项目实施情况负责资金的拨付、结算。

第九条 项目管理中心的职责如下。

（一）起草项目管理规定和相关项目实施细则；

（二）负责项目系统管理、协调，包括项目计划、调研、申报、运行、检查、探访、总结、监测、评估等；

（三）对接项目合作方，维护与合作方的关系，确保项目顺利进行；

（四）组织策划项目相关活动；

（五）审核、撰写项目相关材料及进行项目档案管理；

（六）负责项目资金的监督与管理；

（七）研究、解决项目执行中的困难与问题；

（八）其他必要的职责。

第十条 项目执行、合作单位的选择。

（一）项目一般与项目区政府有关部门进行合作，如政协、民政、教育体育局、卫健局、妇联等部门；

（二）政府有关部门不方便开展合作的，由其推荐执行单位，经基金会考察后符合相关法律法规的，进行合作；

（三）由项目援助方或捐赠人推荐（捐赠人的利害关系人除外），经基金会考察符合相关法律法规的；

（四）通过自荐，经基金会考察符合相关法律法规的；

（五）其他符合相关法律法规的。

第十一条 项目执行、合作单位的职责如下。

（一）负责项目的具体实施与活动开展；

（二）按照计划执行项目，确保项目按预期保质保量完成；

（三）按要求提交相关项目资料；

（四）合理使用项目资金，确保项目资金的安全；

（五）与基金会人员沟通联系，互通有无，及时处理项目实施过程中可能存在的困难与问题；

（六）其他必要的职责。

第十二条 为确保项目的顺利执行与监管，部分周期长、资金投入大、综合性强的项目，要求项目执行单位成立项目领导小组，负责项目的组织实施、统筹协调和监督指导工作。领导小组要全面掌握项目工作进展情况，及时解决项目工作中出现的问题，根据《项目合作协议》对项目进度、质量、资金使用等适时组织项目督查工作，并将相关情况报送基金会项目管理中心。

第三章 项目立项与申请

第十三条 自有项目的立项。

（一）自有项目包括：

1.本基金会人员设计和发起，使用基金会自有资金、专项基金、未明确捐赠意愿资金的项目；

2.由项目执行单位设计，向本基金会提出项目申请，经基金会考察审议决定立项的项目；

3.由本基金会作为发起人开展公开募捐的项目。

（二）项目立项流程一般包括：项目考察、调研、项目设计、项目申请、项目审议、项目立项（部分流程可根据实际情况进行增减）。

（三）使用专项基金的项目还需征得专项基金捐赠人的同意后方可立项。

（四）由本基金会设计和发起的项目，经充分调研后具备可行性的，由负责人撰写正式项目立项报告，报告包括项目领域、项目内容、实施地区、可行性分析、受益对象、项目周期、执行方案、资金预算、风险评估等内容。

（五）基金会项目管理中心受理公益项目立项申请，一般由项目区所在地县级有关执行单位正式行文提交项目申请材料。

（六）申请材料包括项目申请书、项目实施方案等必要的材料。

（七）项目申请书或实施方案须载明：

1.项目名称、内容、资助标准、资助总额及目标；

2.项目计划实施地区、受益对象、实施周期、项目负责单位、负责人及联系方式等基本信息；

3.项目受益地区需求及可行性分析；

4.项目执行方简介；

5.项目管理、监督及执行方式；

6.受益方（人）筛选标准及方式；

7.项目资金预算及使用计划；

8.其他必要的内容。

（八）基金会项目管理中心收到申请材料后，对无需实地考察的项目，经理事长签字批准，在20个工作日内以书面形式给予明确答复。对经研究和论证后不同意立项的，说明具体理由和依据。

（九）基金会项目管理中心收到申请材料后，对于通过初审且有必要实地考察的项目，经理事长审批同意，派相关人员到现场考察、复审（部分资金量大的项目还需要组织专家论证），复审通过，经理事长办公会通过后立项。

第十四条 合作项目立项。合作项目是指由其他单位发起和设计，我会配合实施管理，已具备完善的执行管理方案和资金来源的项目。由本基金会与援助方联系沟通，获得批准后，严格按照本办法第十二条内容执行。

第十五条 针对灾害、事故、灾难等突发性事件的救助，经项目管理中心报理事长办公会特批，可先执行响应决策流程，后续补交立项材料。

第十六条 自有项目的立项，金额在10万元内的，经理事长审批同意后即可立项，金额在10万元及以上的，提请理事会审批同意后方可立项。合作项目的立项，严格按照理事会审议通过的年度项目计划实施表执行。

第四章 项目风险管理

第十七条 风险全周期管理：项目风险管理应贯穿立项、执行、结项全流程。项目负责人是风险管理第一责任人。

第十八条 风险识别与评估：项目立项阶段必须进行专项风险评估，识别战略、合规、运营、财务、声誉等风险，评估可能性和影响程度，制定应对预案。中、高风险项目需经风险管理小组评审。

第十九条 关键风险控制：

（一）合作方风险：建立合作方准入评估与履约监督机制。

（二）资金风险：严格执行预算与拨付审批，大额资金支付须复核。

（三）合规风险：确保所有项目活动与文件符合法律法规要求及捐赠协议。

（四）舆情风险：制定项目负面舆情应急预案。

第二十条 风险报告与处置：项目执行中发生重大风险事件，须在24小时内报告理事长及风险管理小组，并启动应急处置。

第五章 项目实施与管理

第二十一条 项目实施中凡涉及项目参与各方的责任、权利、利益关系的事务，须签订合作协议，按协议执行，以规范当事人的行为，保障基金会和项目合作者、参与者的合法权益。

第二十二条 为规范项目实施、执行的标准，部分长期、持续，资金投入大、综合性强的项目需制定项目操作手册或项目管理规定，细化项目实施要求，以保障项目预期目标的实现。

第二十三条 项目执行单位应定期向基金会报送项目实施进度及相关情况。基金会项目管理人员应实时、全面掌握项目情况，沟通、协调项目执行事项。具体、特殊、重要情况应及时汇报给领导。

第二十四条 各项目执行单位更换项目负责人、调整项目计划、改变项目资金用途、延长完成期限等重要事项，须提前向基金会提出书面报告说明原因，经理事长审查同意后方可调整。

第二十五条 项目执行过程中，基金会根据实际需求安排管理人员定期或不定期到项目地检查项目工作。项目执行方负责人在日常工作中需对项目工作进行监管，确保项目按预期开展。

第二十六条 各项目按要求建立档案，存放各类项目资料，分类管理，包括电子档案与纸质档案。

第二十七条 项目档案材料应包含以下内容（不同项目类型有不同差别）：

（一）项目申请书或实施方案；

（二）项目合作协议；

（三）受助对象名单及个人申请材料；

（四）通知、说明等文件资料；

（五）项目执行资料；

（六）项目审计报告或专项财务审核报告；

（七）探访、检查等资料；

（八）项目总结、评估、结项等报告；

（九）项目照片、影像资料；

（十）其他有必要的材料；

第二十八条 各项目执行单位在开展项目活动的过程中，如因执行方原因发生违约和违法行为，基金会有权中止（或终止）项目实施。由此产生的经济或法律责任，由违约方承担，基金会有权追回所捐赠资金。

第二十九条 如遇不可抗力影响项目的开展，致使项目无法如期完成，或项目预期目标无法实现，项目执行单位和基金会双方应及时通报对方相关情况，进行沟通协商，寻求解决方案或者终止项目。

第六章 项目财务管理与监管

第三十条 根据项目类型不同，项目资金拨付方式不同。例如：资助型项目按学期或学年拨付；社区综合发展项目按季度拨付；建校类项目按项目实施进度分期拨付，即启动款、中期款、尾款。结合项目实际情况，采用适当的项目资金拨付方式。

第三十一条 捐赠的物资（须有质检等报告）一般由捐赠方或供货商直接寄送至项目执行单位。由执行单位组织人员验收、签收、发放。

第三十二条 所有项目捐赠资金或捐赠物资都需要开具正式的公益事业捐赠统一票据，若因特殊情况只能开具其他类型票据，需有相关说明，做好相关记录。

第三十三条 一个项目周期（根据项目实际情况可能分为一至几年不等）内，项目资金分多次拨付的，按照项目实施进度拨付项目款项。

（一）首款一般在项目启动时拨付；

（二）中款根据项目进度依次拨付；

（三）尾款一般在项目实施完成后，经审计及基金会和有关职能部门验收无疑问且相关结项材料齐全后拨付。

第三十四条 项目资金拨付流程。

（一）基金会向援助方提出拨款申请，开具捐赠统一票据申请项目款（合作项目）；

（二）项目执行单位向基金会提出拨款申请，开具捐赠统一票据申请项目款；

（三）拨款材料齐全（捐赠统一票据、项目合作方账户信息、汇款通知单等），经基金会项目管理人员审核无误报领导逐级审批后予以拨付。

第三十五条 项目资金会计核算。

（一）基金会依照相关规定，建立健全财务管理制度，对项目资金进行管理，建立财务独立科目进行核算，专款专用。

（二）项目执行单位应当依照有关规定，建立健全受赠财产的使用制度，加强对项目资金的管理。

（三）项目执行单位须对项目资金实行专项管理，建立财务独立科目核算制度，专款专用。必要情况下，建立项目专户，接收和使用项目资金。

第三十六条 项目资金监督。

（一）基金会对项目资金进行使用和管理，建立信息公开制度，接受社会、政府有关部门、捐赠方、审计单位等的监督，捐赠者有权查看项目资金使用情况，复制其捐赠财产管理使用的有关资料，并提出意见和建议。

（二）基金会对项目执行单位的项目资金使用情况有查阅、提出建议和监督的权利。若项目执行单位存在弄虚作假、截留、挪用项目资金或使用不当等行为，基金会有权暂缓或终止拨款、撤销项目、追回所捐赠资金。触犯法律的，依法追究相关人员的法律责任。

第三十七条 基金会及项目执行单位对项目资金的使用情况须做好票据、凭证等财务资料的收集、整理、存档工作，每一笔收支都有据可查。

第七章 项目结项与评估

第三十八条 项目实施后，项目目标全部完成且无新增捐款，项目资金全部拨付完毕时，项目进入结项阶段，执行单位需提交结项资料。包括但不限于以下资料：

（一）项目周期内各项活动执行资料；

（二）项目周期内所有财务资料；

（三）部分项目需提供审计报告；

（四）结项报告；

（五）其他必要的资料。

第三十九条 项目执行单位或基金会项目管理人员在项目结项或一个执行年度结束后，完成项目结项报告或年度（学年）总结报告。根据项目类型及内容的不同，报告要求不同。

（一）项目结项报告内容。

1.设立背景；

2.基本情况；

3.结项条件与依据；

4.各项活动开展与目标实现情况；

5.资金使用情况;（要求审计的必须有审计报告)；

6.执行中的问题、困难和措施；

7.成效与亮点；

8.故事案例；

9.经验总结；

10.照片；

11.其他必要的内容。

（二）项目年度或学年总结报告内容（持续性项目）。

1.设立背景；

2.基本情况；

3.各项活动开展情况；

4.资金使用情况；

5.执行中的问题、困难和措施；

6.当年度（学年）工作特点及变化；

7.当年度（学年）项目成果；

8.故事案例；

9.出差情况（若有）；

10.照片；

11.下一年度（学年）工作计划；

12.其他必要的内容。

（三）有相应项目总结模板的，按照模板填写。

第四十条 综合发展类、基础设施建设类、卫生健康类等资金投入较大的项目在实施完成后需进行项目专项审计、验收与评估。

（一）项目专项审计需由正规的会计师事务所进行，出具正式审计报告。

（二）项目评估由援助方或基金会邀请经验丰富的第三方评估机构或专家进行。

（三）项目验收由项目区有关部门、基金会相关领导及援助方一同前往实地验收，特殊情况除外。基础设施建设类项目还需有资质的单位出具完工验收报告等。

第四十一条 基金会开展以下活动的，应当实施专项审计，在活动结束后向登记管理机关报送经注册会计师审计的专项审计报告，并按照登记管理机关的要求向社会公布。

（一）符合以下条件之一的重大公益项目：

1.当年该项目的捐赠收入占基金会当年捐赠总收入的1/5以上且金额超过人民币50万元的；

2.当年该项目的支出占基金会当年总支出的1/5以上且金额超过人民币50万元的；

3.持续时间超过3年的。

（二）因参与处理自然灾害等突发事件需要开展的募捐活动。

（三）登记管理机关要求进行专项审计的其他活动。

第四十二条 实施审计的会计师事务所，应当进入全国会计师事务所综合评价前100名；或具备三年以上（含三年）从事基金会或其他非营利组织审计工作经验，且注册会计师人数在10人以上，上一年度审计业务收入在300万元以上；或从民政厅指定的审计机构中选择。

第四十三条  自有项目的结项评估等结果，10万元以内的报理事长，10万元及以上的报理事会。合作项目的结项评估等结果报理事会及合作方。

第八章 附则

第四十四条 本办法未尽事宜依据具体项目的合作协议及项目操作手册（项目管理规定）执行。本办法由云南省扶贫基金会负责解释。

第四十五条 本办法的修订、完善需经理事会会议审议。

第四十六条 本办法2006年制定，2025年修订、完善，经2025年12月19日第六届理事会第八次会议审议通过，自2026 年 1月1日起执行。